Il presente documento contiene norme obbligatorie e, inoltre, una serie di consigli non vincolanti, rivolti agli organizzatori di RAC e, in generale, di eventi che prevedano la selezione di relatori. Esso deve essere attentamente letto e, per quanto attiene alle norme obbligatorie, scrupolosamente rispettato da coloro che si accingano ad organizzare i suddetti eventi.
Prima di procedere alla formulazione e alla pubblicazione della eventuale call for papers, gli organizzatori dovranno trasmettere via mail al gruppo dei soci operativi un file in formato .pdf in cui dichiarano con quali criteri, tra quelli obbligatori, hanno deciso di gestire l’evento. In particolare, in questo documento si dovrà indicare:
1) Quale scelta è stata fatta in merito alle opzioni previste dal Punto B 7
2) Quali scelte sono state compiute tra quelle previste dal Punto C (abstract anonimi/non anonimi; in caso di abstract anonimi, chi è stato nominato come Intermediario; valore del voto del valutatore che sia anche organizzatore rispetto a quello dei valutatori non organizzatori).
Punto A. Principi fondamentali
1) Gli organizzatori di RAC (e simili) agiscono il più possibile autonomamente, consultandosi reciprocamente per assumere ogni decisione. In caso di mancato accordo, possono chiedere un parere (che sarà non vincolante) al gruppo dei soci operativi di Rodopis.
2) Gli organizzatori si fanno carico dell’intera gestione dell’evento e devono curarne l’adeguata pubblicizzazione, dapprima nel suo complesso e, successivamente, di ogni singolo incontro (qualora si tratti di eventi divisi in più tappe, come RAC)
3) Agli organizzatori di RAC e simili l’Associazione Rodopis chiede di mirare alla realizzazione di eventi possibilmente di respiro internazionale, aperti all’intera comunità scientifica, e volti con particolare e sincero interesse alla diffusione delle ricerche degli studiosi più giovani
4) Si consiglia di privilegiare il confronto con esperienze e contenuti accademici nuovi, che non si limitino a ricalcare pedissequamente le tematiche affrontate dalle istituzioni ospitanti l’evento.
5) Si consiglia di evitare tematiche il cui carattere eccessivamente specialistico scoraggi il coinvolgimento di ampi settori della comunità scientifica.
6) Ai fini della rendicontazione e di eventuali rimborsi spese, occorre necessariamente conservare in originale e in fotocopia le ricevute fiscali.
7) In caso di rimborsi spese ai partecipanti, è cura degli organizzatori raccomandare ai medesimi di conservare le ricevute fiscali, e di fornire loro tutte le indicazioni necessarie per poter ottenere il rimborso.
8) Gli organizzatori devono curarsi di fornire ai partecipanti tutte le indicazioni necessarie per poter raggiungere il luogo dell’evento, e devono fornire almeno un piccolo elenco di alberghi, in caso sia necessario il pernottamento.
9) Ove le caratteristiche dell’evento lo permettano, si predilige la selezione dei relatori tramite call for papers.
10) Tranne che nel caso specifico di RAC, in cui è obbligatorio procedere solo per call for papers, è lecito effettuare la scelta dei relatori per chiamata diretta o con sistema misto (chiamata diretta + call for papers)
Punto B. Formulazione call for papers
1) ‘E caldamente consigliato redigere la call for papers nel modo più chiaro e comprensibile, privilegiando uno stile comunicativo semplice e lineare.
2) Onde evitare equivoci, è consigliato indicare con precisione data e luogo di svolgimento dell’evento. In caso non sia possibile e si debbano offrire indicazioni approssimative, è obbligatorio indicare nella call che uscirà il prima possibile un “reminder” (o un avviso di altra natura) che riporterà i dati certi (es. “il convegno si terrà nell’Aprile/tra Aprile e Maggio 2015. Le date precise verranno rese note in seguito tramite X. I candidati sono, dunque, invitati ad aggiornarsi consultando il sito Y/inviando una mail all’indirizzo/ ecc…”)
3) Qualora il luogo dell’evento fosse da definire, è obbligatorio fornire la sede principale (che andrà necessariamente stabilita prima della pubblicazione e diffusione della call), specificando che i luoghi precisi verranno indicati in seguito (es. “il convegno si terrà presso l’Università X, in luogo che verrà specificato in seguito”). Anche in questo caso occorre invitare i candidati all’aggiornamento tramite consultazione sito (vedi punto 2)
4) In caso di abstract anonimi, che sono obbligatori nel caso di RAC, specificare che i candidati che non osserveranno la regola dell’anonimato saranno invitati a rispedire l’abstract anonimo. Per “abstract anonimo” si intende che sul foglio non devono essere indicati dati che riconducano al candidato, e che dal file deve essere eliminato il nome dell’autore. Poichè l’esperienza suggerisce che molti candidati non eliminano il nome dell’autore dal file, ciò può, per praticità, essere fatto da chi si occuperà di raccogliere gli abstract (e che, come specificato in seguito – vedi il paragrafo “Punto C. Valutazione” -) non si occuperà di valutarli.
5) ‘E caldamente consigliato specificare nella call che solo l’abstract deve essere anonimo, NON la mail, per ovvie ragioni di reperibilità del candidato.
6) In caso di abstract non anonimi, richiedere nome e cognome, titolo (dottorando, ricercatore …), Università di afferenza; eventualmente anche il CV.
7) Soprattutto in caso di eventi ciclici, come RAC, ciascun organizzatore è libero di scegliere se ammettere o no candidati che abbiano partecipato alle precedenti edizioni, e, in generale, quale tipo di candidato è ammesso, quale escluso. ‘E obbligatorio che, una volta presa la decisione, essa venga trasmessa al gruppo dei soci operativi e successivamente specificata in modo chiaro nella call. Ecco alcune possibili opzioni:
- Gli organizzatori decidono che possono candidarsi anche coloro che hanno partecipato alle precedenti edizioni (es. “Questa call for papers è aperta anche a coloro che abbiano già partecipato a una precedente edizione di X”)
- Gli organizzatori decidono che chi ha già partecipato non può ricandidarsi (es. “Questa call for papers non è aperta a coloro che hanno partecipato a una precedente edizione di X”)
- Gli organizzatori decidono che chi ha partecipato alle edizioni Z e J di X non può ricandidarsi (es. Questa call for papers non è aperta a chi ha partecipato a RAC della Primavera 2013 e a RAC del 2014)
- Gli organizzatori stabiliscono delle priorità (es. “in caso di pari merito si accorderà preferenza a chi non abbia mai partecipato ad alcuna edizione di X/si procederà a ulteriore votazione/al minore di età/a chi ha il titolo di studio più alto …”)
- Gli organizzatori stabiliscono la priorità degli interventi nuovi (chi ha già partecipato può partecipare alla call, ma verrà messo in fondo alla classifica e selezionato solo in mancanza di altri papers).
Punto C. Valutazione
In caso di call for papers con abstract anonimi è obbligatorio che, al fine di garantire l’effettivo anonimato dei candidati rispetto ai valutatori, gli abstract siano ricevuti e raccolti da un membro dell’Associazione Rodopis non impegnato nella valutazione (d’ora in poi chiamato I = intermediario), il quale si occupi anche di rispondere a eventuali domande poste via mail dai candidati. Allo scadere della call, I si occuperà di trasmettere gli abstract anonimi ai valutatori.
‘E possibile scegliere I tra uno degli organizzatori. Questo farà sì che la gestione del rapporto col candidato e la risposta a eventuali domande spetti a uno dei diretti responsabili dell’evento, che può, dunque, parlare a nome degli organizzatori. In questo caso occorre tener presente che l’organizzatore che funga da I non potrà valutare gli abstract. Di conseguenza, se tutti gli organizzatori intendono prendere parte alla valutazione – avendo così più ampi margini di libertà decisionale rispetto alla scelta degli abstract -, occorrerà nominare un I esterno.
In caso di call for papers con abstract non anonimi si può procedere come di consueto, ossia senza la figura di I. In questo caso, dunque, anche un valutatore potrà, se vuole, entrare in contatto con i candidati ricevendone e raccogliendone gli abstract.
Sia nel caso di call for papers con abstract anonimi che in quello con abstract non anonimi è obbligatorio stabilire se il voto degli organizzatori vale più di quello dei giudici non organizzatori.
Come procedere:
1) Se si stabilisce che il voto degli organizzatori vale quanto quello dei giudici non organizzatori:
o ciascun valutatore dovrà scrivere i suoi voti su un file personale, che andrà poi trasmesso a I.
o I si dovrà curare di copiare i voti di ciascun valutatore nella griglia di valutazione da esso custodita e che pubblicherà su Dropbox solo al termine delle votazioni. L’esito della votazione sarà definitivo (per i casi di pari merito cfr. Punto B 7 d).
2) Se si stabilisce che il voto degli organizzatori vale più di quello degli altri giudici, al termine della procedura di valutazione, gli organizzatori possono decidere di ammettere/escludere gli abstract che ritengano degni/indegni, più o meno coerenti col tema proposto ecc… I precedenti suggeriscono che questa opzione è preferibile, ma non obbligatoria, in caso di organizzazione di eventi concernenti una tematica specifica (quindi diversi da RAC), in cui la scelta degli abstract è condizionata anche da necessità di coerenza tematica.
Norme finali
Ogni Socio Operativo dell’Associazione Rodopis ha il diritto e il dovere di intervenire in piena libertà con osservazioni e richieste di chiarimenti in caso vi sia il fondato sospetto di trasgressione delle regole ritenute eticamente e moralmente fondamentali.
In caso siano verificate e provate anomalie – quali favoritismi, personalismi, violazione della regola del rispetto dell’anonimato in caso di call for papers con abstract anonimi, tentativi di corruzione di I al fine di carpire informazioni su candidati che dovrebbero restare anonimi, e tutto ciò che, anche se non previsto in questo documento, sarà valutato dalla maggioranza dei Soci Operativi riuniti in assemblea, fisicamente o no, come una violazione delle regole etiche e morali – il trasgressore andrà incontro alla sanzioni previste dall’ Art. 6 dello Statuto dell’Associazione Rodopis.
